De basis van goede administratie

Administratie omvat alle gegevens over uw onderneming die u op papier of elektronisch vastlegt. Veelal zijn dit financiële zaken. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om goede administratie bij te houden. Niet alleen geeft dit u extra inzicht over uw (financiële) voortgang en investeringen, ook helpt het u om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien en daarop in te spelen. In het zakenleven is het cruciaal om op de juiste momenten de juiste beslissingen te nemen. Goede administratie zorgt ervoor dat u alles op een rijtje heeft staat en zorgt voor overzicht. Als alles op orde is resulteert dat ook in vergemakkelijkte belastingaangifte.

Goede administratie is essentieel

Het is aan te raden om gelijk te beginnen met administratie, zelfs nog voor dat uw bedrijf opgezet is. U heeft snel beschikking tot cijfers en resultaten van uw onderneming. Dit geeft inzicht in uw kosten, omzet en winst. Met deze gegevens kan worden ingespeeld op actuele (en relevante) ontwikkelingen en kan u uw activiteiten eventueel bijstellen. U bent verplicht om uw administratie 7 jaar te bewaren.

Daarnaast vormt administratie de basis van uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is of niet duidelijk gecontroleerd kan worden, kunnen wij deze gegevens niet vooraf voor u invullen. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan moet u zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit proces is wellicht meer tijdrovend dan het aanvankelijk bijhouden van de administratie.

Wat moet ik doen?

Administratie is een brede term en kan door mensen op verschillende manieren worden opgevat. Er vallen dan ook veel verschillende werkzaamheden onder het administratief werk. Denk hierbij aan dingen als:

  • Ontvangen en verstuurde facturen
  • Bankafschriften
  • Contracten en correspondentie met opdrachtgevers en/of leveranciers
  • Transactieoverzichten
  • Kasadministratie, kassabonnen
  • Onderhoud van databestanden
  • Financiële aantekeningen
  • Urenadministratie/agenda’s
  • Belastingen (inkomsterbelasting, BTW)

Zoek een manier van bijhouden die bij u en uw bedrijf past. Een aanrader is om dit digitaal te doen, zodat gegevens met een druk op de knop zijn op te halen (in tegenstelling tot veel papierwerk waar handmatig doorheen gezocht moet worden). Komen er fysieke facturen of kassabonnen binnen? Scan deze dan in en bewaar deze met andere relevante gegevens in een digitale map. Zorg wel altijd voor voldoende back-ups! We zijn erg afhankelijk van technologie in deze tijd en zodra er iets in storing valt lopen we het risico om waardevolle gegevens te verliezen.

Uw administratie uit handen geven

Mocht u uzelf niet vertrouwen met deze precieze werkzaamheden, of heeft u er simpelweg geen tijd voor? Er zijn opties om uw administratie uit handen te geven. Administratiekantoor Hoofddorp kan u helpen bij het bijhouden van al uw zaken zodat uw belastingaangifte geen jaarlijkse tijdrovende last meer is en u al uw gegevens eenvoudig bij de hand heeft. U kunt kiezen om een accountant of boekhouder in handen te nemen. Er wordt dan gezorgd voor een periodiek inzicht in uw cijfers, optimale inrichting voor al uw administratieve gegevens en al uw boekhouding wordt voor u gecontroleerd. Let hierop bij de prijs, kwaliteit en te leveren service – hier zit veel verschil in.

Bron: Stolwijk Accountants