Efficiënt te werk

Een baan op kantoor is vaak vervelend omdat je hele dagen staart naar hetzelfde computerscherm. Buiten de pauzes om raak je al van het minste of geringste afgeleid en je hebt moeite om je hoofd er goed bij te houden. Mocht daar ook nog eens bijkomen dat je een beetje chaotisch bent, dan is het overzicht al gauw ver te zoeken. Misschien denk je zelf dat je niets aan je slechte organisatie kunt doen, maar dat is zeker niet waar. Natuurlijk raak je nooit helemaal chaoot-af, maar er zijn genoeg tips om je te helpen wat meer structuur in je werk te creëren. Hoe? Dat lees je in onderstaande tips.

(H)erkenning

Het proces achter het creëren van structuur begint bij de herkenning van het feit dat je nu eenmaal een chaoot bent. Jij zelf ziet dit misschien niet, maar je collega’s en werkgever waarschijnlijk wel. Zij merken dit namelijk maar al te goed als jij weer eens te laat komt op een afspraak of je bent deze compleet vergeten. Ook het laten rondslingeren van verschillende lege kopjes koffie en het vergeten op te ruimen van gemorste vlekken zijn typische aspecten van een chaoot. Daarnaast ben je tijdens het werk waarschijnlijk uren aan het bladeren door tientallen verschillende mappen en ordners en bel je voortdurend met een telefoon aan elk oor. Ook een snelle pas door de gangen van het kantoor en af en toe een diepe zucht zijn tekenen van onrustigheid en chaos.

Herken jij jezelf hierin? Vrees niet, er zijn genoeg oplossingen. Begin bijvoorbeeld maar eens met het eeuwenoude recept, eerst denken dan doen. Neem afstand van het te verzetten werk en ga er eens rustig bij zitten. Denk eerst goed na over wat je prioriteiten zijn en stel een planning op. Of dit nu in je hoofd zit of op je telefoon bijvoorbeeld, zorg ervoor dat je eerst alles op een rijtje hebt alvorens je verder gaat met waar je mee bezig was.

Ook kan het goed helpen om ‘s ochtends, voordat je vertrekt, een simpel en duidelijk actieplan op te stellen. Hierin vermeld je jouw activiteiten voor de dag, zodat je weet wat je nog te wachten staat. Dit creëert rust in je hoofd, zodat je ook met een gerust hart naar je werk rijdt.

Clean desk

Wat houdt clean desk policy eigenlijk in? Aan het einde van de dag is het waarschijnlijk een rommeltje op je bureau. Begin daarom niet aan iets nieuws vlak voor sluitingstijd, maar neem dan de tijd om alle troep en chaos een beetje op te ruimen. Leg bijvoorbeeld verschillende mappen op volgorde van grootte of kleur en ruim propjes papier en overige afval netjes op. Dit lijkt maar een klein werkje, maar het kan wel degelijk erg goed helpen in het proces. Verder kan het goed helpen om op vaste tijdstippen, als dit al niet zo was, pauze te nemen. Of dit nu om het uur 5 minuten is of een wat grotere pauze om de 3 uur, het zorgt voor structuur. Blijf dan niet achter je desk zitten, maar maak een ommetje of ga naar een andere ruimte, bijvoorbeeld de koffiekamer. Hierdoor krijg je wat frisse lucht binnen en kun je weer even op adem komen. En stel nu dat je het tijdens je werk ineens hartstikke druk krijgt, ga dan niet nog harder werken, maar stel je prioriteiten. Doe eerst het belangrijkste, de rest komt later nog.

(Bron: Officetopper.com)