tips organiseren bedrijfsfeest

Tips organiseren bedrijfsfeest

Bij het organiseren van een bedrijfsfeest voor zowel personeel als een feest voor zakenrelaties komt erg veel kijken. Om ervoor te zorgen dat het een geslaagd feest wordt waarbij iedereen enthousiast en tevreden is hebben we hier onze tips voor het organiseren van een bedrijfsfeest.

Tips organiseren bedrijfsfeest

1 Stel eerst het doel van het bedrijfsfeest vast.

Is het een feest bedoeld voor zakenpartners of is het juist een teambuilding uitje voor personeel. Als er reden is om iets te vieren omdat het bedrijf bijvoorbeeld een jubileum heeft of een recordprestatie heeft bereikt, is het normaal om hierbij zakenpartners uit te nodigen. Hierbij moet men meer denken aan een receptie achtig feest in plaats van een actief programma zoals bij een teambuilding uitje.

2 Het budget en het aantal genodigden.

Als je stap 1 doorlopen hebt, ben je er van op de hoogte welke groep er uitgenodigd zal worden. Daarna volgt een inschatting van het aantal deelnemers/ genodigden. Daarna is het van belang om te gaan kijken naar het beschikbare budget voor het bedrijfsfeest. Wat is er per persoon beschikbaar.

3 Wat zijn de verwachtingen van de genodigden?

Zeker bij een teamuitje hebben de genodigden bepaalde verwachtingen van het bedrijfsuitje. Om niet iedereen teleur te stellen, is het het makkelijkste om na te gaan bij verschillende collega’s wat zij allemaal verwachten. Aan de hand van het verwachtingspatroon kan er een betere inschatting worden gemaakt of  het desbetreffende programma goed in de smaak zal vallen.

Plan het geheel zo dat er in ieder geval budget over blijft voor de noodzakelijke dingen zoals eten, een avondprogramma en eventueel vervoer. Het gebeurd regelmatig dat een dagprogramma zo veel kost, dat er eigenlijk ‘s avonds alleen nog budget is voor een broodje ham/ kaas.

4 Aanvragen van offertes

Wanneer je op de hoogte bent van de wensen van de genodigden, kun je bij verschillende bedrijven offertes gaan aanvragen. Vier je een feest op de bedrijfslocatie, dan zal je voornamelijk op zoek moeten gaan naar een cateraar die het geheel kan verzorgen. Wanneer je een uitje gaat organiseren komen er meer dingen bij kijken. Zoals de locatie, eten/ drinken op locatie, vervoer etc.

5 Boeken van de verschillende onderdelen

Heb je de offerte(s) gevonden die aansluiten bij de wensen van genodigden, die ook in het budget passen, dan is het zaak om alles te gaan vastleggen. Boek je bijvoorbeeld een cateraar zoals Culinair Pakhuys, waarbij personeel op locatie voor het serveren van hapjes en drankjes gewenst is. Dan zal de cateraar hier ook ruim van te voren van op de hoogte moeten worden gesteld om zo ook aan de inkoop en personeelsplanning te kunnen voldoen.

6 Uitnodigingen versturen

Als alles eenmaal is vastgelegd kunnen de uitnodigingen worden verstuurd. Probeer deze per post te versturen en niet per e-mail. Je ziet namelijk vaak dat een mailtje gelezen wordt, maar niet meteen wordt opgepakt en de datum vervolgens niet wordt genoteerd.

7 Tijdens het feest

Tijdens het feest ben je als organisator ook verantwoordelijk voor de gasten en het verloop van het feest. Wanneer er mensen zijn met speciale wensen zoals bijvoorbeeld een dieet of fysieke beperkingen, probeer hier dan ook een luisterend oor aan te bieden.